La forme idéale d’une salle de réunion est carrée, ce qui permet à tous les participants de voir facilement les écrans et les intervenants. Avant d’accepter les termes du contrat, assurez-vous que l’espace de réunion que l’hôtel vous propose est parfait.
Qualités d’une salle de réunion parfaite selon les pro en organisation des séminaire, réunion et activité de team building a Lyon,
Forme carrée
Une salle de forme carrée offre aux participants une vue idéale des orateurs et une capacité maximale de visualisation des écrans depuis chaque chaise. Avant de signer un contrat, demandez au directeur commercial de l’hôtel de créer un schéma de la salle de réunion indiquant l’emplacement des chaises, des tables et des équipements audiovisuels afin de vous assurer que vous êtes satisfait de la configuration.
Plafond haut
Dans les études sur le secteur des réunions, la hauteur du plafond est mentionnée lorsque les invités sont interrogés après la réunion sur ce qu’ils aiment ou n’aiment pas. Il est assez intéressant de constater que les hauts plafonds créent une atmosphère calme et relaxante. Tout ce que vous pouvez faire lors de la sélection d’une salle de réunion idéale pour vos invités contribuera à un confort maximal pour retenir les informations que vous présentez et que vous souhaitez leur faire assimiler.
Un équipement audiovisuel intégré
Lorsque vous connaissez vos besoins audiovisuels, vous pouvez déterminer si la salle de réunion d’un hôtel dispose d’écrans intégrés, de salles de projection, de tableaux blancs, etc. Les équipements intégrés permettent de réduire l’encombrement de la salle et il s’agit généralement d’équipements plus récents dotés d’une technologie de pointe. C’est également le moment de vous renseigner sur le coût de chaque élément dont vous avez besoin. L’externalisation de l’audiovisuel est un autre conseil à prendre en considération, car la technologie représente un poste important dans le budget de votre réunion et il existe des moyens d’économiser de l’argent.
Fenêtres
Une salle avec vue est l’un des meilleurs cadeaux que vous puissiez faire à un participant à une réunion. Vous devrez vous assurer qu’il existe des options d’occultation, comme des rideaux, pour les présentations. Cela peut paraître étrange, mais il est important de voir la vue avant de choisir un hôtel ou une salle de réunion. Les fenêtres peuvent être sales à cause des éléments météorologiques extérieurs ou la vue peut être celle d’un mur de briques. Assurez-vous qu’il n’y a pas de ruelle/rue à l’extérieur où les camions de livraison/d’ordures font des bruits forts et gênants. Demandez au responsable des ventes des photos et la confirmation de la tranquillité !
4 Murs solides
Réduisez le risque d’interruptions bruyantes en disposant de 4 murs solides dans la salle de réunion. Ainsi, vos cadres et vos invités ne se plaindront jamais d’entendre d’autres groupes à l’extérieur de votre espace de réunion. Ne vous laissez pas faire par des directeurs commerciaux d’hôtels enthousiastes qui prétendent que les cloisons sont solides. Elles ne le sont pas !
